Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste ja rekisteriseloste


Shillinki Hosting Oy (aputoiminimi Hosta) & Shillinki Rentals Oy


1.9.2026


REKISTERIT


Shillinki Hosting Oy (y-tunnus 3388855-2), aputoiminimellä Hosta


Shillinki Rentals Oy (y-tunnus 2889484-3)


REKISTERIASIOITA HALLINNOIVA HENKILÖ


Tuomas Välimäki


hello@hosta.fi


REKISTERIN NIMI JA SISÄLTÖ


Shillinki Hosting Oy:n ja Shillinki Rentals Oy:n asiakasrekisteri (jäljempänä "Asiakasrekisteri"), joka kattaa jäljempänä kuvatut vieraat, kiinteistönomistajat, vuokralaiset ja muut sopijapuolet.


OIKEUDELLINEN VIITEKEHYS


Tässä selosteessa kuvattu henkilötietojen käsittely noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 ("GDPR"), Suomen tietosuojalakia (1050/2018) sekä muuta soveltuvaa Suomen ja EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelystä.


HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERÖINNIN KRITEERIT


Yleistä


Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitukset:


1. Sopimus-, asiakas- tai vastaava suhde


Asiakasrekisterin tarkoituksena on, että rekisterinpitäjä voi:


  • ylläpitää sopimus- tai asiakassuhdetta liiketoimen toiseen osapuoleen (esim. vieras, kiinteistönomistaja tai — Shillinki Rentals Oy:n pitkäaikaisissa vuokrasopimuksissa — vuokralainen tai vuokranantaja);

  • toteuttaa palvelua suhteessa muihin osapuoliin (esim. vieraan tai vuokralaisen perheenjäsen);

  • toteuttaa asiakkaan valtuuttamaa markkinointiviestintää, esim. sähköpostitse, verkossa, puhelimitse tai postitse.


Rekisterinpitäjä voi myös kerätä tietoja muista hallinnoimassaan kiinteistössä läsnä olevista henkilöistä rikosten tai väärinkäytösten ehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai tunnistaakseen mahdollisia asiakasintressejä tai luodakseen tulevan asiakassuhteen.


Näihin henkilöihin viitataan tässä asiakirjassa termillä "Asiakas".


2. Rahanpesun torjuntaan liittyvä lakisääteinen valvonta


Silloin kun sovellettavissa — mukaan lukien omistajien vuokratulojen hallinnointi rekisterinpitäjän asiakasvaratilin kautta sekä palvelusopimusta allekirjoitettaessa suoritettava asiakkaan tunnistaminen ja poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön (PEP) tarkistus — asiakkaan tunnistetietoja ja muita henkilötietoja kerätään, säilytetään ja käytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) 3 luvun 3 §:n mukaisesti, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi. Tällaisia tietoja ei käytetä mihinkään yhteensopimattomaan tarkoitukseen.


3. Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen


Siltä osin kuin edellä kuvattu käsittely ei sovellu, Asiakkaalta pyydetään erikseen suostumus hänen henkilötietojensa tallentamiseen ja käsittelyyn, mukaan lukien asiakaskäyttäytymisen profilointiin markkinointitarkoituksissa, mikäli se on tarpeen.


Jos rekisterinpitäjä ei saa tässä selosteessa kuvattuja tietoja, asiakassuhdetta ei välttämättä voida aloittaa tai jatkaa, eikä muita Asiakasta koskevia sopimuksia tai menettelyjä voida välttämättä toteuttaa.


ROOLIT: REKISTERINPITÄJÄ JA KÄSITTELIJÄ


Kun Shillinki Rentals Oy tarjoaa pitkäaikaisia vuokrauspalveluja, se on itse vuokranantaja suhteessa vuokralaisiinsa ja on tuolloin vuokralaisen henkilötietojen rekisterinpitäjä.


Shillinki Hosting Oy:n (Hostan) co-hosting-palveluissa kiinteistönomistaja on majoittaja suhteessa vieraisiin. Shillinki Hosting Oy ei ole koskaan itse osapuolena tai suorassa sopimussuhteessa vieraaseen — se käsittelee vieraan henkilötietoja käsittelijänä kiinteistönomistajan lukuun, erillisen osoitteessa hosta.fi/dpa julkaistun tietojenkäsittelysopimuksen nojalla.


Kiinteistönomistajia itseään koskevien henkilötietojen osalta (tunnistaminen, PEP-tarkistus, laskutus, sopimushallinto) sekä Shillinki Hosting Oy että Shillinki Rentals Oy ovat rekisterinpitäjiä, kuten tässä selosteessa muutoin kuvataan.

ASIAKASREKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT


Shillinki Hosting Oy ja Shillinki Rentals Oy käsittelevät tietoja varaus- ja kiinteistönhallintajärjestelmässään (Hostaway), vieraskokemus- ja viestintäalustoillaan sekä asiakasyhteystiedoissaan. Asiakassuhteen luonteesta riippuen tähän voi sisältyä:


  • perustunnistetiedot: koko nimi, osoite, kieli, syntymäaika

  • henkilötunnus tai, yrityksen edustajien osalta, y-tunnus, kun se on tarpeen luotettavaa tunnistamista varten

  • laskutus- ja perintätiedot, mukaan lukien pankkitili (IBAN)

  • yritysasiakkaan tosiasiallisten edunsaajien nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

  • poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön (PEP) asema sekä kansainvälisten pakote-/jäädytyslistojen tarkistuksen tulokset, jotka kerätään osana rahanpesulain mukaista tunnistamista

  • sopimussuhdetta koskevat tiedot: käytetyt palvelut, käyttöajankohdat, palvelujen osto/hyväksyntä ja vastaavat tiedot

  • markkinointiluvat ja -kiellot

  • tiedot asiakkaan kiinnostuksen kohteista

  • muut palveluihin liittyvät liiketapahtumatiedot

  • reklamaatiot ja niiden käsittely

  • pitkäaikaisten vuokralaisten osalta luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimiseksi

  • kopio Asiakkaan henkilöllisyystodistuksesta (ks. jäljempänä kohta "Tietojen säilytysajat", jossa on tätä tietoluokkaa koskeva erityinen, tavallista lyhyempi säilytysaika)

  • muut Asiakkaan antamat tiedot, tai rahanpesulain nojalla kerätyt tiedot, kun se on sovellettavissa

  • ulkomaisen Asiakkaan osalta, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, kansalaisuus ja kopio matkustusasiakirjasta


TIETOJEN SÄILYTYSAJAT


Henkilöllisyystodistuksen / passin kopiot


Vieraan tai asiakkaan henkilöllisyystodistuksen kopio poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua kyseisen majoitus- tai vuokrajakson päättymisestä, tyypillisesti aiemmin, kun kopiota ei enää tarvita check-in-, turvallisuus- tai lakisääteisiin rekisteröintitarkoituksiin. Tämä on jäljempänä mainittua yleistä säilytysaikaa lyhyempi, tälle tietoluokalle erikseen määritelty säilytysaika, joka syrjäyttää yleisen säännön.


Yleiset asiakastiedot


Kaikkia muita edellä kuvattuja tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta palvelu-, vuokra- tai asiakassuhteen päättymisestä, ellei tässä selosteessa ole määritelty tietyn tietoluokan osalta lyhyempää säilytysaikaa.


Rahanpesulain mukaiset tiedot


Silloin kun sovellettavissa, rahanpesulain nojalla kerättyjä tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, ellei tietojen säilyttäminen pidempään ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen työntekijän oikeuksien turvaamiseksi. Säilyttämisen jatkamisen tarve tarkistetaan viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä tarkistuksesta (444/2017, 4 §).


Muut tiedot


Muut henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Jos tietojen keräämisen ja säilyttämisen perusteena on ollut yksinomaan Asiakkaan suostumus, tiedot poistetaan Asiakkaan pyynnöstä.


SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET


Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, kun tämä käyttää tai suunnittelee käyttävänsä rekisterinpitäjän palveluja (esim. varatessaan kiinteistön tai rekisteröityessään asiakkaaksi), muun muassa yhteydenottolomakkeiden, sähköpostitiedustelujen, uutiskirjetilausten tai asiakastyytyväisyyskyselyjen kautta. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esimerkiksi väestörekisteristä, muista viranomaisrekistereistä ja luottotietorekistereistä.


TIETOJEN LUOVUTUS JA ALIHANKKIJAT


Pääsy henkilötietoihin on rajattu niille, jotka tarvitsevat tietoja rekisterin ylläpitämiseksi tai rekisterinpitäjän palveluihin liittyvien tehtävien suorittamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa viranomaisille, palveluihin osallistuville yhteistyökumppaneille sekä, riita-asioissa, oikeudellisille avustajille.


Henkilötietoja voidaan siirtää myös Euroopan unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa pilvipalvelujen käytön ja ulkoistetun henkilöstön yhteydessä — ks. jäljempänä kohta "Kansainväliset tiedonsiirrot", jossa kuvataan sovellettavat suojatoimet.


Tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietoja voivat käsitellä rekisterinpitäjän alihankkijat, jotka toimivat yksinomaan rekisterinpitäjän lukuun. Shillinki Hosting Oy:n ja Shillinki Rentals Oy:n nykyisiin alihankkijoihin/käsittelijöihin kuuluvat:


  • Hostaway (kiinteistönhallinta / kanavanhallinta) — https://www.hostaway.com/privacy-policy/

  • PriceLabs (dynaaminen hinnoittelu) — https://hello.pricelabs.co/privacy-policy/

  • EnsoConnect (vierailukokemus / sisäänkirjautuminen) — https://ensoconnect.com/company/privacy-policy

  • Conduit (vieras- ja omistajaviestintä, tekoälypohjainen tietopankki-chatbot) — https://conduit.psiphon.ca/fi/conduit-privacy-policy/

  • Pipedrive (asiakkuudenhallinta) — https://www.pipedrive.com/en/privacy

  • Fennoa (kirjanpito ja laskutus) — https://fennoa.com/tietosuojaseloste

  • Pacho (päivittäisen toiminnan hallinta) — https://pacho.io/privacy

  • Google Workspace (asiakirjat, Drive, kalenteri, sähköposti) — https://workspace.google.com/intl/en/trust/

  • Notion (sisäiset toimintaohjeet ja operatiiviset tiedot) — https://www.notion.so/privacy

  • Todoist (tehtävienhallinta) — https://todoist.com/privacy

  • Framer (verkkosivuston ylläpito) — https://www.framer.com/legal/privacy-statement


KANSAINVÄLISET TIEDONSIIRROT


Osa rekisterinpitäjän henkilöstöstä ja sopimuskumppaneista — mukaan lukien freelancereina toimivat virtuaaliassistentit — työskentelee Euroopan unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolella.


Kun henkilötietoihin päästään käsiksi tai niitä siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, jolle Euroopan komissio ei ole vahvistanut tietosuojan riittävää tasoa, siirto turvataan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla (Standard Contractual Clauses, SCC) GDPR:n 46 artiklan mukaisesti. Nämä lausekkeet sisällytetään kyseiseen alihankkija-/freelancer-sopimukseen yhdessä salassapitovelvoitteiden ja roolikohtaisten käyttöoikeusrajoitusten kanssa.


Tällaisen henkilöstön käyttöoikeudet on rajattu roolin mukaan: virtuaaliassistentit voivat päästä käsiksi varaus-, viestintä- ja suoritustietoihin sekä — kun se on tarpeen heidän tehtäviensä suorittamiseksi, kuten vieraan sisäänkirjautumisen tunnistamiseksi — henkilöllisyystodistusten kopioihin. Virtuaaliassistenteille ei anneta pääsyä kirjanpito- ja pääkirjatietoihin (esim. Fennoa). Kaikkeen käyttöoikeuteen sovelletaan salassapitovelvoitteita, ja kun avustaja työskentelee EU:n/ETA:n ulkopuolella, myös edellä mainittuja vakiosopimuslausekkeita.


REKISTERIN SUOJAUSPERIAATTEET


Pääsy rekisteriin edellyttää rekisterin ylläpitäjän myöntämää käyttäjätunnusta, joka myös määrittää kunkin käyttäjän käyttöoikeustason. Vain ne rekisterinpitäjän yhteistyökumppanit, työntekijät ja alihankkijoiden henkilöstö, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen, pääsevät niihin käsiksi. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Henkilötunnuksen sisältäviä henkilötietoja ei lähetetä sähköpostitse tai muulla salaamattomalla tavalla ilman rekisteröidyn lupaa — tällainen lupa voidaan antaa esimerkiksi rekisterinpitäjän kanssa tehtävän palvelusopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä.


ASIAKKAAN OIKEUDET


1. Tarkastusoikeus, tietojen saanti ja siirrettävyys


Asiakas voi tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Asiakasrekisterissä on, toimittamalla rekisterinpitäjälle kirjallisen ja allekirjoitetun pyynnön (myös sähköpostitse). Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön 30 päivän kuluessa.


Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa tietoja, jotka on kerätty rahanpesulain mukaisen ilmoitusvelvollisuuden täyttämiseksi (444/2017, 4 luku 3 §), mutta tietosuojavastaava voi Asiakkaan pyynnöstä tarkistaa tällaisen käsittelyn lainmukaisuuden.


Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siirtääkseen ne kolmannelle osapuolelle. Rekisterinpitäjä säilyttää siirretyistä tiedoista kopion tämän selosteen mukaisesti.


2. Virheellisen tiedon korjaaminen


Asiakkaalla on oikeus saada virheelliset henkilötietonsa korjatuksi.


3. Käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen sekä tietojen poistaminen


Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia, etämarkkinointia ja muuta suoramarkkinointia, markkina- tai mielipidetutkimusta sekä rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten, ja pyytää näihin tarkoituksiin jo rekisteröidyn käsittelyn rajoittamista.


4. Suostumuksen peruuttaminen


Jos käsittely perustuu suostumukseen, Asiakas voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Pyynnöstä kaikki tiedot, joita ei muutoin ole lain nojalla säilytettävä, poistetaan.


5. Oikeuksien käyttäminen


Tarkastus-, korjaus-, vastustamis- tai poistopyynnöt tulee lähettää tässä selosteessa mainittuihin yhteystietoihin.


6. Valitusoikeus


Jos Asiakas katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut hänen pyyntöään, hän voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, tietosuoja.fi.


PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO


Rekisterinpitäjä ei tee yksilöä koskevia päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia, yksinomaan automaattisen käsittelyn perusteella. Dynaaminen hinnoittelu (PriceLabsin kautta) perustuu markkina- ja kiinteistökohtaiseen tietoon, ei yksittäisten asiakkaiden henkilötietoihin tai käyttäytymiseen.


Osana vieras- ja vuokralaisviestintää rekisterinpitäjä käyttää tekoälyavusteisia viestintätyökaluja (Conduitin kautta), jotka voivat laatia tai lähettää vastauksia rutiininomaisiin vieraiden/vuokralaisten tiedusteluihin viestin sisällön ja saatavilla olevien varaustietojen perusteella. Tämä avustaa henkilöasiakaspalvelua, ei korvaa sitä, eikä muodosta GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettua automaattista päätöksentekoa yksilöä koskien.


EVÄSTEET JA SIVUSTON ANALYTIIKKA


hosta.fi ei käytä evästeitä kävijöiden tunnistamiseen. Sivusto käyttää Framerin sisäänrakennettua, evästeetöntä sivustoanalytiikkaa ymmärtääkseen kävijäliikennettä kokonaisuutena, ja tallentaa kävijän valitseman näyttökielen selaimen paikalliseen tallennustilaan (local storage). Sivustolla ei käytetä mainonta- tai kolmannen osapuolen seurantaevästeitä.


MUUTOKSET TÄHÄN SELOSTEESEEN


Tätä selostetta voidaan päivittää rekisterinpitäjän käsittelytoimien tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa. Tämän hetkinen versio on päivätty asiakirjan alussa.

Varaa demo