Tietojenkäsittelysopimus

Tietojenkäsittelysopimus


Shillinki Hosting Oy (aputoiminimi Hosta) — vain co-hosting-palvelut
1.9.2026


TAUSTA JA SOVELTAMISALA
Tämä tietojenkäsittelysopimus ("DPA") koskee nimenomaisesti Asiakkaan ja Shillinki Hosting Oy:n ("Hosta") välistä co-hosting-palvelusopimusta. Kyseisen sopimuksen mukaisesti Asiakas — kiinteistönomistaja — toimii majoittajana palvelun kohteena olevan kiinteistön vieraisiin nähden ja vastaa majoitustoimintaan liittyvien velvoitteiden täyttämisestä. Shillinki Hosting Oy ei ole koskaan itse osapuolena tai suorassa sopimussuhteessa vieraaseen. Näin ollen palveluihin liittyen käsiteltävien vieraan henkilötietojen osalta Asiakas on rekisterinpitäjä ja Shillinki Hosting Oy on käsittelijä.


Tämä DPA ei koske Shillinki Rentals Oy:tä. Kun Shillinki Rentals Oy tarjoaa pitkäaikaisia vuokrauspalveluja suoraan, se on itse vuokranantaja sopimussuhteessa vuokralaiseen, ja on siten vuokralaisen henkilötietojen rekisterinpitäjä omissa nimissään — ei kiinteistönomistajan lukuun toimiva käsittelijä.


Tämä DPA ei myöskään koske henkilötietoja, joita Shillinki Hosting Oy käsittelee Asiakkaasta itsestään (esim. tunnistaminen, poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tarkistus, laskutus ja sopimushallinto), joiden osalta Shillinki Hosting Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä Hostan tietosuojaselosteen mukaisesti.


MÄÄRITELMÄT
"GDPR" tarkoittaa asetusta (EU) 2016/679. "Sovellettava tietosuojalainsäädäntö" tarkoittaa GDPR:ää ja Suomen tietosuojalakia (1050/2018). Käsitteillä "rekisterinpitäjä", "käsittelijä", "henkilötieto", "rekisteröity", "käsittely" ja "henkilötietojen tietoturvaloukkaus" on GDPR:n mukainen merkitys. "Alikäsittelijällä" tarkoitetaan käsittelijää, jonka Hosta ottaa käsittelemään henkilötietoja Asiakkaan lukuun.


KÄSITTELYN KOHDE, KESTO, LUONNE JA TARKOITUS


  • Kohde: vieraan henkilötietojen käsittely palvelusopimuksen mukaisten majoituspalvelujen yhteydessä.

  • Kesto: palvelusopimuksen voimassaolon ajan, ja sen jälkeen vain siltä osin kuin on tarpeen jäljempänä kohdassa "Tietojen poistaminen ja säilyttäminen" kuvatun noudattamiseksi.

  • Käsittelyn luonne: vieraan henkilötietojen kerääminen, säilyttäminen, tarkistaminen ja välittäminen Hostan järjestelmissä (mukaan lukien Hostaway, EnsoConnect ja Conduit) varauksen, sisäänkirjautumisen, vierasviestinnän ja niihin liittyvän hallinnoinnin yhteydessä.

  • Tarkoitus: mahdollistaa Asiakkaalle majoituspalvelujen tarjoaminen vieraille.


REKISTERÖITYJEN RYHMÄT JA HENKILÖTIETORYHMÄT
Rekisteröidyt: palvelun kohteena olevan kiinteistön vieraat.
Henkilötietoryhmät: nimi, yhteystiedot (sähköposti, puhelin), varaus- ja tilaustiedot, vieraan viestit ja yhteydenpito, sekä silloin kun se on tarpeen sisäänkirjautumista tai lakisääteistä rekisteröintiä varten, kopiot henkilöllisyystodistuksista. Hosta ei käsittele maksukorttitietoja Asiakkaan lukuun. Osapuolet eivät tarkoita käsiteltävän erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (GDPR 9 artikla); jos henkilöllisyystodistus paljastaa tällaisia tietoja sivutuotteena, niitä käytetään yksinomaan henkilöllisyyden tarkistamiseen.


HOSTAN VELVOLLISUUDET KÄSITTELIJÄNÄ
Hosta:


  • käsittelee vieraan henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti — sellaisina kuin ne on esitetty palvelusopimuksessa ja Host Information Package -asiakirjassa — ellei lainsäädäntö muuta edellytä, jolloin Hosta ilmoittaa Asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki tätä kiellä;

  • varmistaa, että henkilötietojen käsittelyyn valtuutetut henkilöt (mukaan lukien Hostan henkilöstö ja virtuaaliassistentit) ovat salassapitovelvollisia;

  • toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet Hostan tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla (käyttöoikeuksien hallinta, salattu tallennus, säilytysrajat, ja EU:n/ETA:n ulkopuolella työskentelevän henkilöstön osalta vakiosopimuslausekkeet);

  • käyttää Hostan tietosuojaselosteessa (hosta.fi/privacy-policy) lueteltuja alikäsittelijöitä palvelun tuottamisen tukena; Asiakas valtuuttaa tämän yleisen käytön allekirjoittaessaan palvelusopimuksen, ja Hosta ilmoittaa kohtuullisessa ajassa etukäteen olennaisista muutoksista tähän listaan;

  • avustaa Asiakasta käsittelyn luonne huomioiden, kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, vastaamaan vieraan pyyntöihin, jotka koskevat tämän oikeuksien käyttämistä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti;

  • avustaa Asiakasta täyttämään käsittelyn turvallisuuteen, tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseen ja tietosuojaa koskeviin vaikutustenarviointeihin liittyvät velvoitteensa, ottaen huomioon Hostan käytettävissä olevat tiedot;

  • ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 48 tunnin kuluessa, saatuaan tiedon tämän DPA:n nojalla käsiteltyä vieraan henkilötietoa koskevasta tietoturvaloukkauksesta;

  • poistaa palvelusopimuksen päättyessä tämän DPA:n nojalla käsitellyt vieraan henkilötiedot tai, Asiakkaan pyynnöstä, asettaa ne saataville, jäljempänä esitettyjen säilytysaikojen mukaisesti;

  • asettaa Asiakkaan saataville tiedot, jotka ovat kohtuullisesti tarpeen tämän DPA:n noudattamisen osoittamiseksi.


KANSAINVÄLISET TIEDONSIIRROT
Kun vieraan henkilötietoihin pääsee käsiksi Hostan henkilöstö tai sopimuskumppanit, jotka sijaitsevat Euroopan unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto turvataan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla GDPR:n 46 artiklan mukaisesti, kuten Hostan tietosuojaselosteessa kuvataan, yhdessä salassapitovelvoitteiden ja roolikohtaisten käyttöoikeusrajoitusten kanssa.


TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTTÄMINEN
Vieraan henkilöllisyystodistuksen kopio poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua kyseisen majoitusjakson päättymisestä, tyypillisesti aiemmin, kun sitä ei enää tarvita sisäänkirjautumis-, turvallisuus- tai lakisääteisiin rekisteröintitarkoituksiin. Muita vieraan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattuihin tarkoituksiin, Hostan tietosuojaselosteessa esitettyjen säilytysaikojen mukaisesti.


ASIAKKAAN VELVOLLISUUDET REKISTERINPITÄJÄNÄ
Asiakas vahvistaa, että sillä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen pätevä oikeusperuste tässä DPA:ssa kuvatulle vieraan henkilötietojen käsittelylle, ja vastaa edelleen omista lakisääteisistä velvoitteistaan vieraita kohtaan majoittajana (mukaan lukien mahdolliset vierasrekisteröinti- tai ilmoitusvelvollisuudet), palvelusopimuksen yleisten ehtojen mukaisesti.


SUHDE PALVELUSOPIMUKSEEN
Tämä DPA täydentää ja muodostaa erottamattoman osan Asiakkaan ja Hostan välistä palvelusopimusta. Se tulee voimaan automaattisesti palvelusopimuksen voimaantulopäivänä ilman erillistä allekirjoitusta, ja sitä sovelletaan siinä versiossa, joka on julkaistu osoitteessa hosta.fi/dpa kyseisenä päivänä. Mikäli tämä DPA on ristiriidassa palvelusopimuksen kanssa tietosuoja-asioissa, tämä DPA on ensisijainen. Mikään tässä DPA:ssa ei korota palvelusopimuksen yleisissä ehdoissa asetettuja vastuunrajoituksia, paitsi siltä osin kuin sovellettava tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää.


YHTEYSTIEDOT
Kysymykset tästä DPA:sta voi lähettää osoitteeseen hello@hosta.fi.


Varaa demo